Situations de travaux et retenue de garantie : automatiser le contrôle, garder le visa
Chaque mois, chaque entreprise de chaque opération envoie sa situation, et quelqu'un à l'agence doit la reprendre ligne à ligne avant le visa de l'architecte. Ce contrôle est presque entièrement arithmétique. Voici ce que Molen en prend en charge, et ce qui reste à vous.
Le circuit et la retenue de garantie en bref
Une situation de travaux est la demande de paiement mensuelle d'une entreprise, calculée en cumulé : avancement de chaque poste du marché, moins ce qui a déjà été payé. L'architecte, en mission DET, la vérifie et établit le certificat de paiement (en marché public, l'état d'acompte, à notifier sous sept jours selon le CCAG Travaux 2021).
| Retenue de garantie | La règle |
|---|---|
| Taux | 5 % au plus, seulement si le marché la prévoit |
| Base | Fixée par le marché ; le plus souvent, le TTC de chaque acompte |
| Remplacement | Par une caution bancaire du même montant (garantie à première demande en marché public) |
| Libération | En marché privé, un an après la réception, sauf opposition motivée du maître d'ouvrage |
Tout le reste du contrôle est du calcul et de la comparaison. C'est là que l'automatisation a sa place.
D'après un cabinet avec lequel nous travaillons, qui suit une quinzaine d'opérations en parallèle : 70 à 100 situations par mois, et environ 16 heures mensuelles entre la vérification, la revue par les architectes et l'envoi des pièces.
Ce que Molen fait chaque mois
Molen ne part pas du chiffre demandé par l'entreprise : il part de ce que vous avez constaté.
- Lecture du compte renduL'avancement constaté par poste, dans votre compte rendu de chantier
- Reprise du marchéDPGF, avenants signés, situation du mois précédent
- CalculCumul, montant du mois, TVA, retenue de garantie, compte prorata, au centime
- ContrôlesUne série de vérifications sur chaque situation (voir ci-dessous)
- PréparationLa situation pré-remplie dans votre modèle Excel, et un rapport d'anomalies
Deux principes rendent le résultat vérifiable :
- Chaque valeur porte sa source : « CR du 12/09, poste 4.2 », « situation du mois précédent », « marché, article 3 ».
- Molen ne devine jamais. Une case qu'il ne peut pas remplir de façon traçable reste vide, colorée, avec la raison en commentaire.
Les contrôles appliqués à chaque situation
Arithmétique
- Montant du mois = cumul du mois − cumul précédent
- Retenue au taux du marché, jamais présumée
- Cumul plafonné au marché augmenté des avenants signés
Cohérence
- Un avancement qui recule
- Un poste au-delà de 100 % sans avenant
- Un écart entre l'avancement déclaré et l'avancement constaté
- Une progression anormale en un mois
Signaux à vérifier
- Un poste facturé sans mention au compte rendu
- Une entreprise sans situation ce mois-ci
- Dans les notes du compte rendu : travaux hors marché (avenant probable), réserve, arrêt de chantier
Les calculs et contrôles sont des règles fixes, justes à 100 %. L'IA n'intervient qu'à un endroit : la lecture des notes libres du compte rendu, pour faire remonter ce qu'aucune colonne ne contient. Ces signaux arrivent comme des alertes à vérifier, jamais comme des montants.
Exemple : une situation corrigée avant le visa
Lot gros œuvre de 120 000 € HT, TVA 20 %, retenue de 5 %, cumul validé le mois précédent : 38 000 € HT. L'entreprise déclare les élévations (50 000 € HT) à 40 %. Votre compte rendu les constate à 30 %.
| Demandé par l'entreprise | Préparé par Molen | |
|---|---|---|
| Avancement des élévations | 40 % | 30 % |
| Cumul HT | 70 000 € | 65 000 € |
| Montant HT du mois | 32 000 € | 27 000 € |
| Montant TTC du mois | 38 400 € | 32 400 € |
| Retenue de garantie 5 % | − 1 920 € | − 1 620 € |
| Net à payer | 36 480 € | 30 780 € |
Vous voyez l'écart, sa source et son effet sur le montant avant de viser. Si l'entreprise a raison et que le compte rendu était en retard, vous corrigez une case et tout se recalcule.
Ce qui reste à vous
- Constater l'avancement sur le chantier : c'est la donnée d'entrée de tout le reste.
- Trancher les écarts avec l'entreprise, et décider d'un éventuel avenant ou de pénalités : Molen les signale, il ne les calcule ni ne les instruit.
- Viser et émettre le certificat de paiement : ces actes engagent votre responsabilité. Molen n'envoie rien au maître d'ouvrage ni aux entreprises sans votre validation.
Questions fréquentes
Quel est le taux maximum de la retenue de garantie ?
5 %, en marché privé comme en marché public, et seulement si le marché la prévoit.
La retenue se calcule-t-elle sur le HT ou le TTC ?
C'est le marché qui le précise. En pratique, elle est le plus souvent appliquée au montant TTC de chaque acompte.
Quand la retenue de garantie doit-elle être restituée ?
En marché privé, un an après la réception, avec ou sans réserves, sauf opposition motivée du maître d'ouvrage notifiée par lettre recommandée.
Faut-il changer de modèle de situation ou de compte rendu pour utiliser Molen ?
Non. Molen lit vos comptes rendus et remplit votre modèle de situation tels qu'ils sont. Leur structure est décrite une fois, au démarrage.
Molen peut-il viser une situation ?
Non. Il prépare et contrôle ; le visa et le certificat de paiement restent des actes de l'architecte.
Sources
- Loi n° 71-584 du 16 juillet 1971 tendant à réglementer les retenues de garantie en matière de marchés de travaux.
- CCAG Travaux 2021, article 12 : texte commenté sur code-commande-publique.com.
- Code de la commande publique, articles R2191-32 et suivants (retenue de garantie).
Cet article donne des repères pratiques et ne remplace pas la lecture de votre marché ni un conseil juridique.