Dernière mise à jour : 27 octobre 2026
Chez Molen, nous prenons soin de vos données. Cette page explique, en français simple, ce que nous collectons, pourquoi, combien de temps nous le gardons, avec qui nous le partageons, et comment exercer vos droits. Nous appliquons le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi Informatique et Libertés.
1. Qui est responsable de vos données
Molen SAS (en cours de formation)
384, Le Lieu Pisté, 14400 Subles
SIRET : en cours d'immatriculation
Contact : contact@molen.tech
« Responsable du traitement » veut dire que Molen décide pourquoi et comment vos données sont utilisées pour faire fonctionner son service.
Si vous utilisez Molen avec les données de votre propre entreprise (vos mails, vos clients, vos documents), c'est vous qui décidez de ce que vous nous confiez. Dans ce cas, Molen agit pour votre compte (« sous-traitant ») et traite ces contenus uniquement pour faire le travail que vous demandez. Les règles détaillées figurent dans nos Conditions générales.
2. Les données que nous collectons
Quand vous essayez Molen sans compte (le diagnostic)
L'adresse de votre site (ou la description de votre activité), vos réponses aux questions, votre e-mail si vous nous le confiez, et les documents que vous choisissez d'ajouter. Pour ces documents, nous gardons le texte utile et nous ne conservons pas le fichier d'origine.
Quand vous avez un compte
- Votre prénom, nom, adresse e-mail et, si vous le renseignez, votre téléphone.
- Votre mot de passe, que nous ne voyons jamais : nous ne gardons qu'une empreinte chiffrée. Si vous vous connectez avec Google ou Microsoft, nous ne recevons ni votre mot de passe, ni celui de ces services.
- Le nom de votre entreprise, son site et son logo.
- Ce que vous faites dans Molen : missions, conversations avec les spécialistes, notes, tâches, documents, discussions, agenda, contacts, mails envoyés depuis Molen. Les documents importés, les pièces jointes et les enregistrements de réunion sont conservés tant que vous ne les supprimez pas.
- Si vous connectez votre boîte mail, votre agenda ou vos contacts (Google, Microsoft ou IMAP) : nous les lisons en lecture seule et en conservons une copie dans Molen pour que vos spécialistes puissent travailler dessus. Vous pouvez les déconnecter à tout moment.
- Votre dernière activité (la date de votre dernière visite) et un journal interne des actions importantes (par exemple « mission lancée »). Ils servent à faire fonctionner et à améliorer le service. Ce journal reste chez Molen : aucun outil d'analyse tiers n'y a accès.
- Si vous activez les notifications : l'identifiant de votre navigateur ou de votre appareil, pour pouvoir vous les envoyer.
Adresse IP
Nous l'utilisons au moment de la connexion ou de l'inscription pour bloquer les tentatives abusives (trop de tentatives en peu de temps). Nous ne l'enregistrons pas dans notre base de données.
Cookies et stockage dans votre navigateur
Pas de cookies publicitaires, pas de suivi par des tiers, pas d'outil d'analyse d'audience. Nous utilisons uniquement :
- un cookie de session, indispensable pour rester connecté (30 jours au maximum) ;
- de petites informations conservées dans votre navigateur pour retenir que vous avez vu le bandeau d'information ou fermé l'invitation à installer l'application.
Ces éléments sont strictement nécessaires au service : aucun consentement n'est demandé.
3. Pourquoi nous les utilisons
Chaque donnée a une raison d'être. Le RGPD demande de préciser sur quel fondement juridique (la « base légale ») elle repose.
| Données | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Identité, e-mail, mot de passe, entreprise | Créer et gérer votre compte, vous connecter, vous écrire au sujet du service | Exécution du contrat |
| Contenus que vous nous confiez (documents, mails, tâches…) | Faire le travail que vous demandez aux spécialistes | Exécution du contrat (nous agissons pour votre compte) |
| Diagnostic sans compte | Préparer votre diagnostic | Mesures précontractuelles prises à votre demande |
| E-mail laissé pendant le diagnostic | Vous recontacter au sujet de votre besoin | Intérêt légitime (vous pouvez vous y opposer à tout moment) |
| Dernière activité, journal interne d'actions | Faire fonctionner le service (synchronisation des mails, sécurité) et comprendre ce qui est utilisé pour l'améliorer | Intérêt légitime |
| Adresse IP (non conservée) | Bloquer les abus et protéger les comptes | Intérêt légitime |
| Cookie de session | Vous garder connecté | Strictement nécessaire au service |
| Notifications | Vous prévenir de ce qui se passe | Votre consentement (vous pouvez les couper) |
| E-mails du service (lien de connexion, notifications) | Faire fonctionner le service | Exécution du contrat |
Si une finalité change ou si nous voulons utiliser vos données pour un nouvel usage, nous vous en informons et nous demandons votre consentement si la loi l'exige.
4. Combien de temps nous les gardons
- Diagnostic sans compte : effacé au bout de 24 heures si vous ne créez pas de compte. Si vous nous avez laissé votre e-mail, nous le gardons, avec votre diagnostic, 3 mois pour vous recontacter, sauf si vous demandez l'effacement avant (contact@molen.tech).
- Compte et contenus : tant que votre compte existe. Vous pouvez tout supprimer depuis Paramètres > Confidentialité : le propriétaire de l'entreprise supprime tout l'espace de l'entreprise, un autre membre supprime son seul compte.
- Cookie de session : 30 jours.
- Sauvegardes : la base de données est sauvegardée chaque jour, et chaque sauvegarde est conservée 6 jours. Après une suppression, vos données disparaissent donc des sauvegardes au plus tard 6 jours plus tard.
À noter : certaines données peuvent être conservées plus longtemps si une obligation légale l'exige (par exemple en cas de contentieux ou de demande d'une autorité). Nous vous en informons si cela vous concerne.
5. Avec qui nous partageons vos données
Nous ne vendons jamais vos données. Elles ne sont partagées qu'avec les prestataires qui nous aident à faire fonctionner Molen, et seulement pour ce qui est nécessaire à la tâche que vous avez demandée.
| Prestataire | Pourquoi | Données concernées | Pays |
|---|---|---|---|
| Railway | Hébergement du site et de la base de données | Toutes les données du service | Serveurs à Amsterdam (Pays-Bas) ; société américaine |
| Anthropic | Intelligence artificielle (missions, diagnostic, recherche web) | Les textes, documents et données que vous confiez à un spécialiste pour une mission | États-Unis |
| OpenAI | Recherche dans vos documents, transcription des réunions, voix de synthèse | Extraits de documents, enregistrements de réunion, textes à lire | États-Unis |
| Stability AI | Création et retouche d'images | Vos demandes d'images, les images à retoucher | Royaume-Uni |
| Resend | Envoi des e-mails du service | Adresse du destinataire et contenu du mail | États-Unis |
| Google, Microsoft | Seulement si vous connectez votre compte | Mails, agenda, contacts, tâches (en lecture seule) | États-Unis |
Anthropic et OpenAI s'engagent à ne pas utiliser ces données pour entraîner leurs modèles.
Transferts hors Union européenne
Plusieurs de ces prestataires sont situés aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou cadre de protection des données UE–États-Unis, selon le prestataire).
Utilisation des données Google
L'utilisation par Molen des informations reçues des API Google respecte la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'usage limité. Nous n'utilisons les données Google (Gmail, Agenda, Contacts, Tâches) que pour fournir et améliorer les fonctions de Molen que vous utilisez. Nous ne les vendons pas, nous ne les utilisons pas pour de la publicité, et personne chez Molen ne les lit, sauf avec votre accord, pour des raisons de sécurité ou si la loi l'exige.
Autorités
Nous pouvons être obligés de communiquer des données à une autorité judiciaire ou administrative si la loi l'exige, dans ce seul cadre.
6. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, et vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime.
- Accès et portabilité : depuis Paramètres > Confidentialité, vous téléchargez un fichier JSON avec les données principales de votre compte (profil, entreprise, missions, notes, tâches, et la liste de vos documents et de vos mails). Pour une copie complète, écrivez-nous.
- Effacement : depuis le même écran, ou en écrivant à contact@molen.tech. Nous gardons seulement ce que la loi nous oblige à conserver.
- Rectification : directement dans vos paramètres pour votre profil, ou en nous écrivant.
- Tout autre droit : écrivez à contact@molen.tech. Nous accusons réception sous 48 heures et répondons au plus tard sous un mois (prolongeable de deux mois si la demande est complexe, nous vous prévenons alors).
- Pour protéger vos données, nous pouvons vous demander de prouver votre identité en cas de doute.
Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr. Nous préférons bien sûr régler cela avec vous d'abord.
7. Comment nous protégeons vos données
- Connexions chiffrées (HTTPS).
- Mots de passe jamais conservés en clair (empreinte chiffrée avec sel).
- Clés et identifiants de vos outils connectés (mots de passe de boîtes mail, jetons Google et Microsoft, clés de connecteurs) chiffrés avant d'être enregistrés.
- Chaque entreprise est isolée : aucune donnée d'une entreprise ne peut être lue par une autre.
- Accès réservé aux membres de l'équipe Molen qui en ont besoin, formés à la protection des données et tenus à la confidentialité.
- Sauvegardes quotidiennes de la base de données.
- En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous vous prévenons dans les meilleurs délais et nous avertissons la CNIL dans les 72 heures.
8. Modifications de cette politique
Nous pouvons modifier cette politique. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. Pour une modification importante, nous vous prévenons par e-mail ou dans l'application avant son entrée en vigueur.
9. Nous contacter
Pour toute question sur cette politique, sur vos données ou sur vos droits : contact@molen.tech
Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais, avec clarté et bienveillance.